System Elektronicznego Archiwum Akt Kadrowych HR-DocManager jest narzędziem wspierającym archiwizację oraz zarządzanie archiwum dokumentów kadrowych w średnich i dużych organizacjach, w tym w organ i zacjach o strukturze wielood działowej.
Celem systemu jest gromadzenie w centralnym archiwum elektronicznych obrazów dokumentów kadrowych, które w formie papierowej mogą być rozproszone w wielu miejscach w organizacji. Rozwiązanie usprawnia pracę działów HR poprzez:

• możliwość łatwego dostępu do dokumentów kadrowych z dowolnego stanowiska wyposażonego w przeglądarkę internetową;
• mechanizmy raportowania (np. raporty o szkoleniach
• BHP, badaniach okresowych, certyfikacjach zawodowych itp.);
• możliwość dodawania własnych atrybutów do dokumentów;
• możliwość dodawania adnotacji na dokumentach (tzw. folie elektroniczne nakładane na obraz dokumentu);
• funkcjonalność wersjonowania dokumentów;
• możliwość integracji z systemami kadrowymi o otwartej architekturze (np. mySAP HR, ORACLE HR, TETA, etc).

Rozwiązanie gwarantuje bezpieczeństwo zarchiwizowanych dokumentów dzięki zapewnieniu niezmienności archiwalnych wersji dokumentów i systemowi uprawnień dostępu do dokumentów.
Funkcjonalność systemu pozwala w znaczącym stopniu skrócić procesy obsługi kadrowej pracowników, zapewnić zgodność z wymogami prawa i przyspieszyć dostęp do dokumentów i informacji.

Wdrożenie systemu HR-DocManager daje Organizacji dodatkowe korzyści w postaci:

• Zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów kadrowych realizowane poza działem HR;
• Możliwości precyzyjnego określenia hierarchii dostępu do dokumentów kadrowych z uwzględnieniem struktury organizacji;
• wykonania przez pracowników działu HR prac „ porządkowych" w dokumentacji kadrowej;
• HR-DocManager może również pełnić dodatkową rolę „Bazy wzorów dokumentów kadrowych" gromadzącej obowiązujące w Firmie procedury, regulaminy, szablony dokumentów, itp.

Aplikacja HR-DocManager została wykonana w technologii J2EE na bazie sprawdzonego w wielu zastosowaniach komercyjnych archiwum elektronicznego IBM DB2 Content Manager. Aplikacja może być osadzana na dowolnym serwerze aplikacji J2EE. Aplikacja HR-DocManager jest w pełni skalowalna w wymiarze wolumenu dokumentów składowanych w archiwum jak i liczby użytkowników jednocześnie korzystających z systemu. HR-DocManager może być instalowany na serwerowych systemach operacyjnych Windows NT/2003, AIX, Solaris i Linux. Dostęp do aplikacji realizowany jest na zasadzie „cienkiego klienta", tj. poprzez przeglądarkę internetową. Wykorzystana technologia umożliwia łatwe wprowadzanie nowych funkcjonalności oraz obsługiwanych typów dokumentów w odpowiedzi na specyficzne zapotrzebowanie użytkownika lub w przypadku zmian w Prawie Pracy. Jako podsystem do zasilania aplikacji obrazami dokumentów może zostać wykorzystane profesjonalne oprogramowanie skanujące Kofax Ascent Capture (zalecane) lub inne oprogramowania skanujące. Możliwy jest też import obrazów dokumentów z plików w przypadku, gdy dysponujemy ich preskanowanymi wersjami.